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如何提升国际工程项目中的合同管理

加入时间:2019-10-16 09:30:24 | 新闻来源: 国际工程与劳务杂志 | 作者:经营开发处 | 浏览次数: 【字号: 】 【打印】 【关闭

  合同或协议将国际工程项目相关方联接起来,协调并统一各方资源、技术及行为,并且合同也是各方争议解决的依据和证据。由于国际工程项目所涉合同类型多样、合同履行期限长、投资金额大且涉及不同国家不同法系,因此贯穿于国际工程项目管理全过程的合同管理,既是工程项目顺利实施的保证,也是工程项目管理工作的核心环节。本文在此对国际工程项目中的合同管理工作加以分析探讨。

  一、国际工程项目合同管理工作的原则

  1、遵守国际条约、国际惯例及相关国家法律

  与国内企业境内合同管理工作相比,国际工程项目管理需要关注业主所在国或工程所在国的政治、经济、法律环境以及有关国际条约和国际惯例及规则。中国工程承包企业派出的合同管理人员需要了解工程项目中各方的角色与相互关系,需要了解工程项目招投标到项目关闭全过程,也需要了解工程所在国当地政治、经济形势、安全环保要求、国家标准等等。对于内容有歧义、金额较大的合同或协议安排,建议聘请东道国当地专业律师作为企业法律顾问来处理合同相关法律事务,避免由于不熟悉当地法律环境而使合同管理出现疏漏。

  2、坚持全过程、体系化、动态性的合同管理

  现代工程项目为了有效配置所需资源和技术,统一协调各方行为,需要借助于复杂而精细的合同或协议安排,这就要求合同管理必须是全过程、系统性、动态性、专业化的管理,才能在市场竞争日趋激烈的今天为企业的经营决策提供依据。对国际工程总承包商而言,从工程项目前期的招投标、合同签订前的沟通谈判,到合同文本确定、合同签订、生效审批、合同履行、合同变更、解除、合同索赔、合同交底、合同跟踪监督、合同终止、工程项目竣工验收、质保期满到项目关闭等等,均需进行全阶段、全过程的合同管理,更应明确不同阶段的关注重点,特别是在项目前期招投标阶段就应防患于未然,加强对业主所在国或工程所在国的政治、经济法律环境分析,仔细研究项目招标文件、招标人资质,评估项目风险。在项目关闭阶段,还应继续进行合同清理工作,确保关闭索赔项,并对竣工验收证书、退换担保、保质期满等资料整理归档,开展合同后评估和合同审计。

  3、有规章制度和组织体系保障的合同管理

  中国的工程承包企业只有具备高水平的工程项目管理能力,才能真正走向世界,在复杂的国际工程承包市场中站稳脚跟,发展壮大。如果合同管理缺乏系统的规章制度保障,或者管理层不能给予重视,合同管理工作没有持续性,有一搭无一搭,或者不考虑工程项目的体量、周期及复杂性,不配置必要的人力、物力支持,就不能真正发挥合同管理工作对优化企业管理,实现企业经济效益最大化的助力作用。

  建立体系化的合同管理制度,至少需要明确这几个关键点:明确合同管理部门,配备高素质的合同管理团队及专职人员,形成简明易懂的合同管理工作手册或流程等。同时需要在日常工作中小处着手,随时对招投标文件、承诺函、合同或协议等进行登记、分类、归档、进度跟踪与分析。

  二、合同管理主要阶段及其关键点

  工程合同管理的内容是通过对工程项目不同阶段形成的投标函及其附录,中标通知书,合同或协议,专用合同条款,国家、行业或者技术标准及要求,图纸和承包人文件,工程量清单或预算资料等进行管理规范,全面梳理确定合同管理的关键点,定期或不定期进行记录归档、信息更新、监督检查等。

  1、合同签订前阶段

  合同订立前,应当充分调查了解工程项目相关当事方的主体资格、信用状况、履约能力、行业资质、各方权利义务的对等性等有关内容,确保对方当事人具备履约能力。

  此外,技术含量高或法律关系复杂的合同,应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判,必要时可聘请当地外部专家参与相关工作,根据工程项目战略要求、企业和项目对合同的要求,对工程项目所涉重大问题做好合同策划,通过合同类型、主要条款(包括通用条款、专用条款),确保不同合同之间在时间、内容、资源和技术方面的协调一致,价格费用支付等方面的匹配兼容,从而顺利开展工作,实现工程项目的合同目的。

  2、合同签订阶段

  (1)合同文本

  国际工程合同文本不仅仅只有FIDIC合同条款,特别是国际工程EPC项目中,各大石油资源国均根据自身情况编制了完整的EPC合同文本。承包商的合同管理部门、项目管理部门及人员应当根据协商、谈判的结果,按照平等、自愿、公平原则对工程项目重要合同条款,如各方权利义务、工程范围、合同价格、工期要求、工期拖延及补偿条件、违约责任等有关约定进行仔细阅读,审查合同条款是否含义完整,表述严谨、准确。高质量的合同文本应当是标的明确,内容合法,主要条款完备,避免条款前后矛盾,内容缺漏。

  (2)审批权限及审批程序

  合同文本内容确定后,应当按照企业的授权管理体系、审批权限等履行公司审批程序,与对方当事人签署合同。前述阶段需关注几点:第一,根据公司授权管理体系,属于上级管理权限的合同,下级单位不得签署;第二,正式对外订立的合同,应当由企业法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章。授权签署合同的,应当出具并保管书面形式并经委托人签署的授权委托书,明确授权范围及期限;第三,根据公司审批管理流程,重大项目合同需报企业董事会、股东大会审批的,应当经过批准程序;如果须报经国家有关监管部门或者行业主管部门审查或备案的,也应当根据有关规定履行相应程序。另外应特别关注的是,涉及到“一带一路”的国际工程项目,相关企业应当加强工程项目合同信息安全保密工作。未经批准,不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中国家或商业秘密。

  3、合同履行阶段

  国际工程项目建设周期一般都比较长,而且涉及到业主、总承包商、合作伙伴、材料及设备供应商等多方主体,加上一些不可预见的因素,合同内容在履行阶段经常会发生调整,合同管理工作应重点关注以下几个方面。

  (1)合同生效后,当事人就工程质量、合同价格及其调整、工程造价、工程量调整等内容没有约定或者约定不明确的,应当协商一致后通过书面协议补充;不能达成补充协议的,按照合同有关条款或者交易习惯确定。由于国际工程项目通常周期较长,工程变更、合同价格等内容变更频繁,这些变更内容及其谈判过程应当及时予以记录并妥善保存有关证据,以便以后发生争议时查证,进行索赔或反索赔。

  (2)履行过程中的款项支付变化调整,企业财务部门应当根据合同条款约定的工作进度及其对应的付款义务,执行结算业务。未按合同条款约定的进度履约的,或应签订书面合同而未提供签订书面补充协议的,财务部门应拒绝付款。如发生提前付款,特别是大额付款时,财务部门有权拒绝并要求根据有关法律、法规或者公司内部规定,要求履行监管部门或/和公司审批程序。

  (3)履行过程中业主或者工程所在国发生不可抗力事件,中国工程承包企业应当第一时间收集相关损失证据,在合同约定时效期间通知合同另一方并采取补救措施,防止损失影响进一步过大。

  (4)在激烈的国际工程市场竞争中,合同履行过程中索赔或者反索赔也比较常发生,索赔管理也是合同管理的重要组成部分。合同管理水平越高,索赔成功的概率越大。工程项目的承包公司、合同管理人员以及项目管理团队应当紧密配合,严格合同管理,控制工程进度和工程开支,如出现业主拖延支付、行政干预,分包商违约等情形时,迅速反应,及时收集记录及书面证据,积极协商沟通,为向保险公司要求理赔、向业主要求费用补偿等收集证据和依据,通过策略性索赔谈判,避免错过最佳索赔时机。

  4、合同履行完成后终结阶段

  合同的终结管理是合同全生命周期管理非常重要的一环。事实上,工程项目合同履行完毕之后一定时间内,工程项目是否符合当地的劳工、环境保护等方面的法律或政策,都仍然存在不确定性。因此,应有意识做好合同分类整理统计,与工程合作方做好合同分类、清理分析,对于个别应当终止但没有明确书面证据或者存疑的合同,应通过信函和其他书面形式与对方沟通联系,签署关闭协议或拿到有关书面声明。

  三、工程项目合同管理提升的方向

  1、建立合同管理的制度体系、组织体系

  合同管理体系的基础保障有一套合同管理规章制度体系,内容包括实行主办部门负责制和部门归口管理制,以及按照合同性质和影响对合同进行分类分级、会签审核。完善的合同管理组织体系,包括合同主办部门、合同审核会签部门及合同归口管理部门;完善的合同管理团队体系,包括合同管理部门,专业合同管理人员,项目管理团队人员,项目所涉不同审批权限的审批人等。

  2、开发和推行合同标准文本、示范文本、主要条款

  无论是在境内企业或是境外中资企业,都希望工程项目管理有一套反复适用的合同文本,包括设计合同、施工合同、供应合同等。根据工程项目归纳总结出的实践经验,纳入技术、法律等方面的规范化、明确标准文本和主要条款,能节省起草文本的精力,降低交易成本,更好维护文本提供方企业的利益,也能为交易各方提供指导。因此,合同管理需要重视合同标准文本、主要条款的研究开发、成型及应用,通过标准文本或者主要条款的标准化,可以对合同文本的交易结构、风险防范、工程索赔进行充分安排。

  3、重视合同管理的风险控制、成本控制及管理效率

  合同管理应当确立很强的成本意识和效率意识,以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本,提高合同管理的质量与效率,如设立专职与兼职合同管理员,通过系统培训与案例教学,理论学习与项目现场应用实践等方式,识别合同签订、履行、终止等环节需要注意的事项,制定有关合同管理工作手册、流程指引等。

  4、加强合同管理的信息化管理手段

  合同管理的信息化是一个不可阻挡的趋势,工程项目管理工作通过建立合同线上审批及合同信息管理系统,实现合同管理自动化、信息化,降低项目管理费用,在降低合同风险的同时兼顾合同管理的便捷性。比如可设置合同履行日期自动提醒功能,随时查看合同履行情况等。

  对于中国的工程公司而言,要真正走向世界,不仅要具备先进的工程技术水平和强大的成本控制能力,还需要全方位提高合同管理水平,真正释放出合同管理的内涵价值,有效防范或降低工程项目的风险和成本,最大程度实现企业的投资收益。

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